• wprowadzenie zintegrowanego systemu informatycznego obejmującego całokształt zadań realizowanych przez jednostkę,

• wdrożenie zasad bezpieczeństwa informatycznego w zakresie wykonywanych zadań,

• wdrożenie elektronicznego obiegu dokumentów zastępującego tradycyjne sposoby działania organizacji,

• wdrożenie rozwiązań internetowych służących promocji powiatu zielonogórskiego,

• wprowadzenie elementów tożsamości cyfrowej urzędników i mieszkańców,

• skrócenie czasu załatwiania spraw,

• wprowadzenie mechanizmów kontrolnych w zakresie załatwianych w Urzędzie spraw,

• przeszkolenie użytkowników systemu (w zakresie użytkowania systemu, bezpieczeństwa informatycznego oraz aspektów prawnych funkcjonowania e-Urzędu).

Aktualne tendencje zmierzają w kierunku zwiększenia zastosowania technik informatycznych i zbudowania społeczeństwa informacyjnego. Źródłem innowacji są zasadniczo działania lokalne i regionalne.

POBIERZ PLIK Kompleksowy system informacji w Powiecie Zielonogorskim.pdf (12698 kB)

Urząd nowej epoki można sklasyfikować jako typową „firmę” przerabiającą informacje i świadczącą elektroniczne usługi dla swoich klientów – obywateli. Dlatego tak ważna jest rola komputeryzacji urzędów oraz wdrażania elektronicznego obiegu dokumentów. Urzędy, które „wkroczą” do społeczeństwa informacyjnego, uzyskają największe korzyści. To szansa nadrobienia opóźnień w zakresie nowoczesności i innowacyjności pracy urzędów, co ma bezpośrednie przełożenie na jakość i szybkość załatwiania spraw. Nowe usługi będą wykonywane w nowej „e-formie” elektronicznej.
Urzędy, poprzez wielość tematów w jakich są usytuowane, uczestniczą w wielu dziedzinach życia społecznego. Brak aktywnego udziału administracji w procesach związanych z nadejściem cywilizacji informacyjnej skutkuje utrwaleniem dystansu cywilizacyjnego i zepchnięciem naszego kraju na marginalną pozycję cywilizowanego i rozwiniętego świata.
W ostatnich latach nastąpił gwałtowny rozwój branży informatycznej w województwie lubuskim. Wpływ tego wzrostu jest widoczny praktycznie w każdej sferze życia społeczeństwa. Wzrosło znaczenie Internetu i zainteresowanie usługami świadczonymi za jego pomocą. Instytucje komercyjne wyszły naprzeciw oczekiwaniom społeczeństwa i realizują za jego pośrednictwem wiele usług.
Rola administracji publicznej w tym procesie jest bardzo ważna, zaś nadrobienie istniejących zapóźnień wręcz nieodzowne. Niezwykle istotnym jest zapewnienie społeczności powiatu zielonogórskiego możliwości korzystania z usług administracji lokalnej w nowoczesnej formie. Społeczeństwo powiatu coraz chętniej sięga po narzędzie komunikacji jakim jest Internet. Rozwój społeczeństwa informacyjnego w powiecie uznano za ważny cel w rozwoju powiatu oraz całego regionu.
Wykorzystanie technologii społeczeństwa informacyjnego do działań lokalnej administracji samorządowej to kluczowe działania decydujące o atrakcyjności regionu dla potencjalnych inwestorów oraz warunkujące rozwój społeczności lokalnej. Szerszy dostęp do nowoczesnych usług wpłynie korzystnie na sprawność działania oraz promocję powiatu w skali regionalnej i ponadregionalnej.

Realizacja przedmiotowego projektu, prowadząca do implementacji systemu typu e-Urząd, który stanie się de facto głównym narzędziem pracy urzędnika, została przeprowadzona w sposób kompleksowy, obejmujący wszystkie aspekty działania systemu, takie jak:

• przygotowanie infrastruktury,

• wdrożenie zasad bezpieczeństwa,

• przeszkolenie użytkowników,

• terminowość, związaną, między innymi z datami wejścia w życie
  aktów prawnych regulujących zasady informatyzacji jednostek
  samorządu terytorialnego,

• integrację oprogramowania.

Jednym z podstawowych założeń przedmiotowego projektu jest umożliwienie zapewnienia wzajemnej spójności oraz sprawnej i bezpiecznej wymiany informacji w formie elektronicznej. Wszelkie rozwiązania stosowane w ramach realizacji projektu będą zgodne ze wskazaniami ww. rozporządzenia. W szczególności:

• do zapisu danych będzie się używać XML’a (dane dokumentu elektronicznego)

• do określenia struktury dokumentu będzie się używać XSD (określenie zakresu użytkowego dokumentu)

• do określenia wyglądu dokumentu będzie się używać XSLT (wizualizacja dokumentu elektronicznego)

System e-Urząd będzie spełniać właściwości i cechy w zakresie funkcjonalności, niezawodności, używalności, wydajności, przenoszalności i pielęgnowalności, określone w normach ISO zatwierdzonych przez krajową jednostkę normalizacyjną, na etapie projektowania, wdrażania i modyfikowania tych systemów. Został wyposażony w składniki sprzętowe i oprogramowanie umożliwiające wymianę danych z innymi systemami teleinformatycznymi używanymi do realizacji zadań publicznych za pomocą protokołów komunikacyjnych i szyfrujących.

W związku z wyznaczonymi celami realizacji projektu, spodziewane są następujące korzyści związane z wdrożeniem systemu e-Urząd:

• budowa społeczeństwa informacyjnego na poziomie lokalnym,

• zbudowanie urzędu przyjaznego społeczności lokalnej,

• zwiększenie komfortu pracy urzędników, przy jednoczesnym przyspieszeniu załatwianych w Urzędzie spraw,

• możliwość skutecznej kontroli i analizy procesów zachodzących w organizacji,

• wyeliminowanie kosztów związanych z utrzymaniem cząstkowych programów informatycznych,

• przejrzystość i przewidywalność kosztów ponoszonych w związku z wdrożeniem systemu e-Urząd,

• wdrożenie podpisu elektronicznego zapewniającego cyfrową komunikację na poziomie: interesant <-> urząd, urząd <-> inna instytucja publiczna, komunikacja w ramach urzędu,

• integracja zadań wykonywanych, po zakończeniu wdrożenia, w jednym systemie,

• zapewnienie bezpieczeństwa informatycznego,

• zapewnienie wymiany danych pomiędzy systemem e-Urząd, a innymi, wykorzystywanymi w Urzędzie systemami.

Rosnące wykształcenie oraz świadomość technologiczna społeczeństwa dynamizują rozwój elektronicznych usług. Motorem rozwoju jest bardzo duża atrakcyjność nowej formy pracy e-urzędu, opartej na podwyższaniu jakości i szybkości załatwiania spraw. Fundamentem dalszego rozwoju technologii społeczeństwa informacyjnego jest wzrost zapotrzebowania na e-usługi. O to jednak nietrudno, gdyż nowe środki komunikacji stosowane przez administrację oszczędzają czas oraz ułatwiają dostęp do urzędnika i informacji publicznej. Skrócenie czasu pracy urzędnika przekłada się na oszczędność czasu klienta i ma bezpośredni wpływ na oszczędności finansowe oraz zadowolenie społeczne.

Dlatego korzyści z realizacji projektu i funkcjonowania systemu e-Urząd w Powiecie Zielonogórskim można szczegółowo przedstawić w dwojakim ujęciu:

Projekt zrealizowany przez Powiat Zielonogórski zawiera rozwiązania innowacyjne w postaci tzw. infomatów i urzędomatów, które działają we wszystkich gminach Powiatu.

Infomat to samoobsługowe stanowisko informacyjne w formie terminala komputerowego, wyposażone w moduł PC i reagujący na dotyk ekran LCD, wykonany w odpornej na uszkodzenia estetycznej obudowie. To urządzenie łączące w sobie funkcję punktu informacyjnego, przeglądarki internetowej z możliwością wysyłania wiadomości e-mail. Dodatkowo może być wyposażony w: głośniki, mikrofon, kamerę, czytniki kart i kodów paskowych oraz drukarkę. Jego obsługa odbywa się w prosty, intuicyjny sposób dzięki zastosowaniu nakładki dotykowej lub klawiatury odpornej na zniszczenie. Infomat jest wyposażony w multimedialny system informacyjny umożliwiający prezentację m. in. tekstów, dźwięków, filmów, grafiki i plików HTML.
Infomaty ustawiono we wszystkich gminach w Powiecie Zielonogórskim.
Urzędomaty ustawiono w siedzibie Starostwa i Delegaturze Starostwa w Sulechowie.

Urzędomat to urządzenie, które umożliwia Klientowi składanie dokumentów urzędowych, dając mu wiarygodne potwierdzenie ich złożenia. Jest to urządzenie stworzone w oparciu o inteligentne systemy multimedialne o szerokiej funkcjonalności - neutralny punkt, idealnie umożliwiający współpracę Instytucji z Klientem, łączący szybkość obsługi z profesjonalizmem. Urzędomat to urządzenie mogące pełnić funkcję pierwszego elementu w elektronicznym systemie obiegu dokumentów, odciążając i usprawniając pracę Instytucji oraz zapewniając całodobową obsługę Klienta. Działa w oparciu o system informatyczny, zarządzający treścią pokazywaną na ekranie, sterujący urządzeniami przyjmującymi dokumenty, drukarkami, kamerami i innymi. Korzyści z posiadania Urzędomatu to np.:

• możliwość całodobowej obsługi Klienta,

• odciążenie i usprawnienie pracy instytucji,

• alternatywna forma składania dokumentów – wspomożenie biura podawczego,

• ułatwienie procesu kontrolowania napływających dokumentów i rozwiązywania spraw spornych, dotyczących składania dokumentów.

Ponadto urzędomat może być wyposażony w: czytniki kart chipowych i magnetycznych, wrzutnik monet i akceptor banknotów, służących do przyjmowania płatności, znakowanie dokumentu elektronicznym znacznikiem (RFiD) umożliwiającym monitorowanie „drogi” dokumentu w urzędzie oraz tworzenie sprawnie zarządzanego archiwum, kamerę internetową, która może również służyć jako urządzenie monitorujące lub uatrakcyjniające funkcjonalność, czytniki kodów paskowych, urządzenie zdalnego dostępu do Internetu (WLAN, accespoint), inne peryferia urządzeń komputerowych (skanery, czytniki).